Fiche synthétique de copropriété : le guide complet

Mise à jour le 31 décembre 2025

Temps de lecture : 5 minutes

La rédaction d'une fiche synthétique de la copropriété est obligatoire dans toute copropriété quelle que soit sa taille et le nombre de lots qu'elle recèle. Suivez le guide pour créer ce document indispensable.

Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique est un document rédigé par le syndic qui rassemble les informations essentielles sur la copropriété : règles de fonctionnement, caractéristiques techniques et données financières. Elle doit être mise à jour chaque année, conformément au décret n°2016-1822 du 21 décembre 2016.

Tout copropriétaire peut en faire la demande gratuitement, et le syndic dispose d’un mois pour la transmettre sous peine de pénalités. Cette obligation concerne toutes les copropriétés à usage d’habitation, même mixtes ou de petite taille.

La fiche doit être annexée à la promesse ou à l’acte de vente d’un lot afin d’informer l’acheteur sur :

la situation générale,
les charges,
l’état du bâtiment,
les travaux votés.

En cas d’absence, la sanction peut aller jusqu’à la révocation du syndic.

Que contient la fiche synthétique ?

La fiche synthétique de la copropriété doit contenir les éléments suivants :

l'identification de la copropriété, ainsi que le nom et l'adresse du syndicat des copropriétaires ;
l'adresse de la copropriété si elle diffère de celle du syndicat ;
le numéro d'immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés et la date de dernière mise à jour des données. Ainsi que son SIRET le cas échéant ;
la date à laquelle a été établi le règlement de copropriété ;
l'identité de la personne ayant rédigé la fiche : syndic ou administrateur provisoire ;
les nom, prénom, adresse et SIRET du représentant légal et la mention du cadre de son intervention : avec mandat de syndic ou d'administrateur provisoire ;
l'organisation juridique de la copropriété ;
les caractéristiques techniques de la copropriété : nombre de lots et leur usage (habitation, commerces, bureaux, etc.), le nombre de bâtiments et leur période de construction ;
les équipements de l'ensemble : le type de chauffage et, s'il n'est pas urbain, le type d'énergie utilisé (gaz, fioul, électricité...) et le nombre d'ascenseurs ;
les caractéristiques financières de la copropriété. S'il s'agit du premier exercice comptable doivent être mentionnées les dates de début et de fin de cet exercice. Si l'exercice comptable est clos et a été approuvé par l'assemblée générale de copropriété (AG) : les dates de début et de fin de l'exercice comptable et celle de l'AG, le montant des charges pour les opérations courantes, exceptionnelles et les travaux, le fonds de travaux et celui des dettes aux fournisseurs. Ainsi que le montant des impayés ;
s'il y a du personnel employé par le syndicat des copropriétaires.

Comment obtenir la fiche synthétique d'une copropriété ?

Pour obtenir la fiche synthétique d'une copropriété, il est possible de l'extraire du registre national des copropriétés. Elle ne peut être récupérée que par le représentant légal d'une copropriété. Voici la marche à suivre :

se connecter à son compte ;
choisir le critère immatriculée dans le statut de la copropriété puis affiner la recherche par commune et/ou adresse ;
la fiche n'est disponible que si la copropriété est immatriculée ;
une fois la copropriété trouvée, télécharger la fiche de synthèse en cliquant sur l'engrenage à côté de la loupe et choisir Générer la fiche synthétique dans le menu déroulant ;
cette dernière s'ouvre dans un nouvel onglet et il est désormais possible de la télécharger au format PDF.

Mise à jour de la fiche synthétique

La fiche synthétique de la copropriété doit être mise à jour une fois par an et ce, dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée générale qui clôture les comptes de l'exercice comptable.

Cette mise à jour s'effectue sur le site du registre des copropriétés dans la partie mise à jour annuelle et plus précisément dans la partie informations financière dans laquelle doivent être renseignés les éléments suivants :

date de début de l'exercice comptable et date de clôture des comptes ;
date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
charges pour opérations courantes de l'exercice clos ;
charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos ;
montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
montant des impayés par les copropriétaires et leur nombre ;
montant du fonds de travaux ;
présence d'un gardien ou d'autres personnes employées par le syndicat de copropriétaires.

Une fois les informations saisies, une validation est nécessaire pour que les modifications soient effectivement enregistrées.

Les obligations du syndic

Le syndic, ou l’administrateur provisoire, a un rôle clé dans la gestion de la fiche synthétique de copropriété. Il doit tout d’abord créer ce document, qui regroupe les informations essentielles sur la copropriété : fonctionnement, caractéristiques techniques et données financières. Cette fiche n’est pas figée : elle doit être mise à jour chaque année pour refléter la réalité de l’immeuble et répondre aux obligations légales.

Une fois créée et actualisée, la fiche synthétique doit être facilement accessible. Le syndic est tenu de la transmettre à tout copropriétaire qui en fait la demande, sans frais et dans un délai d’un mois. Elle doit également être annexée à la promesse ou à l’acte de vente d’un ou plusieurs lots, afin que les futurs acquéreurs disposent d’une vision claire de la situation de la copropriété.

Ces démarches garantissent la transparence et la bonne information des copropriétaires. En cas de manquement, des pénalités peuvent s’appliquer, ce qui souligne l’importance de respecter ces obligations.

Fiche synthétique : consultez vos questions/réponses

Qu’est-ce que la fiche synthétique de copropriété ?

C’est un document rédigé par le syndic qui regroupe les informations essentielles sur la copropriété : règles de fonctionnement, caractéristiques techniques et données financières. Elle est définie par le décret n°2016-1822 et doit être mise à jour chaque année pour refléter la situation réelle de l’immeuble.

Qui peut consulter la fiche synthétique et comment ?

Tout copropriétaire peut en faire la demande gratuitement auprès du syndic. Celui-ci dispose d’un mois pour transmettre le document. En cas de refus ou de retard, des pénalités financières peuvent s’appliquer.

Quand la fiche synthétique est-elle obligatoire ?

Elle doit être annexée à la promesse ou à l’acte de vente d’un lot pour informer l’acheteur sur la situation générale de la copropriété, les charges, l’état du bâtiment et les travaux votés. Cette obligation concerne toutes les copropriétés à usage d’habitation, quelle que soit leur taille.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de fiche synthétique ?

Si le syndic ne respecte pas cette obligation, la sanction peut aller jusqu’à sa révocation par l’assemblée générale. Des pénalités financières peuvent également être appliquées pour non-transmission dans les délais.