Mise à jour le 17 décembre 2024
Qu'est-ce qu'un véhicule de fonction ?
Temps de lecture : 5 minutes
Un véhicule de fonction est une voiture mise à disposition par l’employeur à un salarié. Ce type de voiture peut être utilisé à des fins professionnelles, mais aussi pour des déplacements personnels. Cet avantage est souvent considéré comme un avantage en nature, soumis à des règles spécifiques.
Véhicule de fonction ou de société : définition
Un véhicule de fonction est une voiture mise à disposition d'un salarié par son entreprise, pour un usage à la fois professionnel et personnel. C'est un avantage en nature qui fait souvent partie du package de rémunération, notamment pour les cadres et les commerciaux. Il est important de ne pas confondre le véhicule de fonction avec le véhicule de service. Ce dernier est uniquement destiné à un usage professionnel et doit, en principe, rester dans l'enceinte de l'entreprise en dehors des heures de travail.
Le cadre légal du véhicule de fonction est défini par le Code du travail et le Code général des impôts. Son attribution doit être mentionnée dans le contrat de travail ou faire l'objet d'un avenant.
Quels sont les avantages et inconvénients d'une voiture de fonction ?
Pour l'employé, les avantages d'un véhicule de fonction sont nombreux :
Du côté de l'entreprise, les bénéfices sont également significatifs
Bien qu'avoir une voiture de fonction présente des avantages, cela a aussi des inconvénients :
Les aspects juridiques et la fiscalité du véhicule de fonction
Quelle place dans le contrat de travail ?
L'utilisation d'un véhicule de fonction doit être clairement encadrée dans le contrat de travail. Ce dernier doit préciser les conditions d’utilisation, notamment si le salarié a le droit de l'utiliser pour des déplacements privés, ainsi que les éventuelles restrictions.
Les points clés à mentionner dans le contrat de travail
L’insertion de ces clauses dans le contrat est essentielle pour définir clairement les droits et responsabilités de l'employé et éviter toute ambiguïté.
Impôts et cotisations sociales
Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature, et il doit être déclaré comme tel. L'utilisation personnelle du véhicule est prise en compte dans le calcul des cotisations sociales (soumis à l'URSSAF) et de l’impôt sur le revenu.
Deux méthodes de calcul existent :
Le montant de cet avantage en nature est ensuite ajouté au salaire du salarié pour le calcul de l’impôt sur le revenu.
Assurance et responsabilités d'un véhicule de fonction
Quels sont les limites d'utilisation personnelle du véhicule de fonction
Les salariés disposant d'un véhicule de fonction ne sont soumis à aucune restriction quant à l'utilisation de celui-ci, une fois confié par l'entreprise. En effet, ce véhicule a pour vocation de faciliter les missions professionnelles du collaborateur, mais il peut également être utilisé pour ses déplacements personnels. Ainsi, l'employé est libre d'utiliser ce moyen de transport pour tous types de trajets privés, que ce soit pour des déplacements quotidiens, des loisirs, ou même pour partir en vacances. Cette flexibilité permet au salarié de bénéficier pleinement de ce véhicule dans le cadre de sa vie personnelle, sans limitations spécifiques quant à l'usage qu'il en fait.
Comment assurer une voiture de fonction ?
L'assurance d'un véhicule de fonction comme l’assurance de tout véhicule est une obligation légale régie par l'article L. 211-1 du Code des assurances, qui impose à tout propriétaire de véhicule à moteur de souscrire au minimum une assurance responsabilité civile. Cette couverture, également appelée "assurance au tiers", garantit la prise en charge des dommages causés à des tiers, qu'ils soient matériels ou corporels, lors d'accidents impliquant le véhicule.
Pour les voitures de fonction, l'employeur, en tant que propriétaire, est généralement responsable de la souscription de cette assurance. Toutefois, il existe deux possibilités
L'assurance d'un véhicule de fonction doit couvrir non seulement les trajets professionnels, mais également les trajets privés du salarié.
Certaines polices d'assurance peuvent ne couvrir que les déplacements liés à l'activité professionnelle, laissant au salarié l'obligation de souscrire une assurance complémentaire pour les trajets personnels. De même, certains contrats limitent la couverture au salarié et à ses passagers, excluant toute protection en cas de prêt du véhicule à un tiers.
Les entreprises qui possèdent plusieurs véhicules de fonction peuvent opter pour des contrats de flotte, une solution qui permet d'assurer l'ensemble de leurs véhicules sous un même contrat, facilitant ainsi la gestion administrative et réduisant souvent le coût des primes
Qui est responsable et paye en cas d'amende ?
Lorsqu'un salarié commet une infraction au Code de la route au volant d'une voiture de fonction, il est personnellement responsable des amendes et des pénalités associées, même si le véhicule appartient à l'entreprise.
Pour une infraction constatée par des radars comme des excès de vitesse, l'employeur a l'obligation légale de désigner le conducteur responsable depuis le 1er janvier 2017. Le représentant légal de l'entreprise dispose de 45 jours, à compter de l'envoi ou de la réception de l'avis de contravention, pour communiquer l'identité du salarié concerné aux autorités. Une fois désigné, c'est le collaborateur qui doit s'acquitter de l'amende et, en fonction de la gravité de l'infraction, il peut également perdre des points sur son permis de conduire.
Si l'entreprise refuse de désigner le collaborateur fautif, elle s'expose à une amende pouvant atteindre 3 750 € ou une amende forfaitaire de 675 €.
Véhicule de fonction : consultez nos questions/réponses
Le propriétaire de la voiture de fonction est généralement l'entreprise qui met à disposition le véhicule pour son salarié. Dans certains cas, l'entreprise peut également louer le véhicule auprès d'une société de leasing. Ainsi, le salarié est uniquement utilisateur du véhicule et n’en est pas le propriétaire.
Les modalités pour les trajets personnels peuvent varier selon les entreprises. Certaines entreprises couvrent les frais de carburant et ce également pour les usages privés, tandis que d'autres demandent au salarié de payer ces frais à titre personnel ou d'en rembourser une partie.
La principale différence réside dans l'usage du véhicule. Une voiture de fonction peut être utilisée à la fois pour les trajets professionnels et personnels, tandis qu'une voiture de service est strictement réservée à un usage professionnel. La voiture de service doit généralement rester sur le site de l'entreprise en dehors des heures de travail, contrairement à la voiture de fonction qui peut être emmenée au domicile du salarié.
En cas d'accident de la route, que celui-ci survienne pendant ou en dehors du temps de travail, il revient au salarié de réaliser le constat amiable et de déclarer le sinistre à l'assureur dans les délais requis. Cette étape est essentielle pour documenter l'incident et permettre à l'assurance de traiter la demande.
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